Các chỉ số hàng tồn kho là các phép đo được sử dụng để hiểu hiệu quả, hiệu quả và hiệu suất của việc quản lý hàng tồn kho. Các chỉ số này cho phép các doanh nghiệp sản phẩm đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu giúp cải thiện quy trình kiểm soát hàng tồn kho và lợi nhuận. Theo dõi các chỉ số hàng tồn kho phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí, tăng doanh số và giữ khách hàng hài lòng.

Chỉ số hàng tồn kho là gì?

Chỉ số hàng tồn kho là một phép đo được sử dụng để hiểu hiệu quả và hiệu suất của việc quản lý hàng tồn kho. Các chỉ số này cho phép các doanh nghiệp sản phẩm đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu giúp cải thiện quy trình kiểm soát hàng tồn kho và lợi nhuận.

Tại sao theo dõi các chỉ số hàng tồn kho lại quan trọng?

Theo dõi các chỉ số hàng tồn kho là quan trọng vì nó giúp bạn:

• Hiểu hiệu quả của quy trình quản lý hàng tồn kho của mình
• Xác định các khu vực cần cải thiện
• Tạo ra các kế hoạch cải tiến
• Theo dõi hiệu quả của các kế hoạch cải tiến

Chỉ số tồn kho để bán hàng

Cho phép bạn phân tích xem quy trình hỗ trợ quy trình bán hàng có hiệu quả nhất có thể hay không.

1. Tốc độ quay vòng hàng tồn kho (Inventory turnover rate)

Cho thấy tốc độ chuyển đổi hàng tồn kho thành doanh thu thông qua kho hàng nhanh như thế nào.

Công thức tính vòng quay hàng tồn kho là:

Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho trung bình = Vòng quay hàng tồn kho

Chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý kho nên đặt KPI cho tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho so với doanh thu thông thường của doanh nghiệp và tham vọng tăng trưởng trong tương lai.

Tỷ lệ doanh thu cao cho thấy doanh nghiệp của bạn đang có doanh số bán hàng cao và điều này sẽ được phản ánh trong KPI. Ngược lại, KPI sẽ tụt hậu nếu doanh thu chậm.

2. Giá vốn hàng bán (COGS = Cost of goods sold)

Giá vốn hàng bán cho thấy chi phí mà doanh nghiệp của bạn phải chịu để sản xuất hàng hóa đã bán. Chỉ số này hỗ trợ doanh nghiệp của bạn có khả năng hiểu chi phí và tính toán tỷ suất lợi nhuận gộp.

Công thức tính COGS là:

Hàng tồn kho đầu kỳ + Số hàng mua trong kỳ – Hàng tồn kho cuối kỳ = COGS

Giá vốn hàng bán rất hữu ích cho việc đưa vào chiến lược quản lý hàng tồn kho và định giá.

3. Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu (Stock-to-sales ratio)

Tỷ lệ tồn kho trên doanh số bán hàng được sử dụng để đo lường mức độ hiệu quả của bạn trong việc quản lý hàng tồn kho. Nó nêu chi tiết số lần bạn luân chuyển hàng tồn kho của mình trong một khoảng thời gian nhất định so với khoảng thời gian trước đó.

Chỉ số cho phép bạn biết liệu hàng hóa có đang dịch chuyển khác với trước đây hay không và có nghĩa là bạn có thể điều chỉnh chiến lược sản phẩm của mình theo yêu cầu.

Công thức tính tỷ lệ tồn kho trên doanh thu là:

Giá trị tồn kho trung bình / Giá trị doanh thu thuần = Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu

Cách lý tưởng để đo lường điều này là theo thời gian thực, nhờ đó bạn có thể hiểu ngay cách hàng tồn kho đang di chuyển và có thể phản hồi theo cách cải thiện chuỗi cung ứng và quy trình bán hàng.

4. Số ngày bán hàng tồn kho (DSI = Days sales of inventory) / Số ngày tồn kho (DOH = Days of inventory on hand)

Hai chỉ số kiểm kê tài chính này có thể được sử dụng thay thế cho nhau, cho phép bạn đo lường hiệu quả của hàng tồn kho và tìm ra thời gian tồn kho trước khi bán.

Công thức của DSI là:

(Giá trị tồn kho trung bình / giá vốn hàng bán) × Số ngày = DSI

Công thức của DOH là:

Giá trị tồn kho trung bình / (giá vốn hàng bán / số ngày) = DOH

Cùng với nhau, các chỉ số tồn kho quan trọng này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho và quy trình bán hàng.

5. Tỷ lệ bán ra (Sell-through rate)

Là tỷ lệ phần trăm hàng tồn kho mà bạn đã bán cho khách hàng. Nó thường được tính toán hàng tháng và cho phép bạn thay đổi chiến lược dự trữ và bán hàng của mình để đáp ứng.

Công thức tính tỷ lệ bán hết là:

(Tổng doanh số bán hàng / Hàng tồn kho) × 100 = Tỷ lệ bán ra

Chỉ số này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về biến động doanh số, xu hướng và nhu cầu thay đổi.

6. Tỷ lệ đặt hàng trước (Backorder rate)

Tỷ lệ đặt hàng trước đề cập đến số lượng - được trình bày dưới dạng phần trăm - các đơn đặt hàng của khách hàng không thể được thực hiện do hết hàng, vấn đề về chuỗi cung ứng hoặc trục trặc trong hàng tồn kho. Số liệu này cung cấp thông tin chi tiết về sự chậm trễ hoặc vấn đề với đơn đặt hàng của khách hàng.

Công thức tính tỷ lệ backorder là:

(Số lượng đơn hàng đặt trước/Tổng số đơn hàng) × 100 = Tỷ lệ đặt hàng trước

Nó cho thấy toàn bộ chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả như thế nào và nhu cầu của khách hàng được phục vụ tốt như thế nào.

7. Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu (Inventory-to-sales ratio)

Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số bán hàng là KPI theo dõi số lượng hàng tồn kho bạn có trong tay so với số lượng đơn đặt hàng được thực hiện. Bạn nên đặt KPI với mục tiêu thực tế để nhân viên tập trung vào việc tối đa hóa doanh số bán hàng so với lượng hàng tồn kho hiện có.

Công thức tính tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu là:

Số dư hàng tồn kho cuối tháng / Doanh số bán hàng trong tháng đó = Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số bán hàng

Nếu không đạt được KPI, hãy xem xét xem xét cấu trúc định giá , phân tích hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo của bạn và thử các chiến lược mới như nhắm mục tiêu các đối tượng khác nhau.

Chỉ số tồn kho để kiểm soát hàng tồn kho

Giúp bạn đo lường hiệu suất và hiệu quả của quy trình kiểm soát hàng tồn kho của mình . Bằng cách cải thiện chúng, bạn sẽ giảm thời gian ngừng hoạt động tại nơi làm việc và chi phí thực hiện đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng.

8. Hiệu quả tiếp nhận (Receiving efficiency)

Hiệu quả tiếp nhận đề cập đến hiệu quả và năng suất của quá trình liên quan đến việc nhận hàng hóa hoặc nguyên liệu vào cơ sở lưu trữ của bạn. Đây là KPI quan trọng được sử dụng trong quản lý chuỗi cung ứng và quản lý kho hàng.

Có một số công thức bạn có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả của khía cạnh này của chuỗi cung ứng.

Công thức tính hiệu suất thu được là:

Khối lượng hàng nhận được / Số giờ lao động = Hiệu quả nhận hàng

Thời gian chu kỳ đặt hàng xem xét toàn bộ quá trình đặt hàng mất bao lâu, bao gồm cả việc nhận hàng.

Công thức tính thời gian chu kỳ đặt hàng là:

(Ngày giao hàng – Ngày đặt hàng) / Tổng số đơn hàng đã vận chuyển = Thời gian chu kỳ đặt hàng

Một công thức hữu ích khác là hiệu quả sử dụng cửa bến tàu, giúp bạn hiểu được hiệu quả sử dụng kho của mình.

Công thức tận dụng cửa bến tàu là:

Số lượng cửa được sử dụng / Tổng số cửa Dock = Hiệu quả sử dụng cửa Dock

9. Hàng tồn kho bị hao hụt (Inventory shrinkage)

Sự hao hụt hàng tồn kho xem xét việc mất hàng tồn kho do các yếu tố như hư hỏng, hư hỏng, trộm cắp và sai sót.

Công thức tính hao hụt hàng tồn kho là:

(Giá trị tổn thất hàng tồn kho / Giá trị tổng hàng tồn kho) × 100 = Sự hao hụt hàng tồn kho

Công thức này đo lường tỷ lệ phần trăm tổn thất hàng tồn kho so với tổng giá trị của hàng tồn kho.

10. Độ chính xác của hàng tồn kho (Inventory accuracy)

Độ chính xác của hàng tồn kho đảm bảo bạn theo dõi cơ sở dữ liệu sản phẩm một cách chính xác. Điều này có nghĩa là thông tin doanh nghiệp sử dụng phản ánh đúng lượng hàng tồn kho được lưu giữ và có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định kinh doanh khác.

Nói chung, độ chính xác của hàng tồn kho được tính toán thông qua việc kiểm kê và sau đó so sánh kết quả trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Công thức tính độ chính xác của hàng tồn kho là:

Số lượng hàng tồn kho cơ sở dữ liệu / Số lượng hàng tồn kho vật lý = Độ chính xác của hàng tồn kho

KPI hàng tồn kho này cần được theo dõi và đo lường thường xuyên. Tần suất là tùy thuộc vào người quản lý hàng tồn kho, nhưng việc kiểm kê hàng tháng, hàng quý và hàng năm là phổ biến.

Chỉ số tồn kho để hoàn tất đơn hàng và lưu kho

Chỉ số tồn kho để hoàn tất đơn hàng và lưu kho rất quan trọng vì chúng phản ánh mức độ hiệu quả của việc di chuyển và quản lý hàng hóa trên đường đến tay khách hàng.

11. Tỷ lệ thực hiện đơn hàng (Order fill rate)

Tỷ lệ thực hiện đơn hàng đo lường số lượng đơn đặt hàng của khách hàng – dưới dạng phần trăm – được thực hiện đúng thời gian và như mong đợi.

Công thức tính tỷ lệ thực hiện đơn hàng là:

(Số đơn hàng đã thực hiện / Tổng số đơn hàng) × 100 = Tỷ lệ thực hiện đơn hàng

Tỷ lệ thực hiện đơn hàng cao hơn cho thấy số lượng đơn đặt hàng của khách hàng đã được hoàn thành cao hơn, điều này cho thấy người tiêu dùng hài lòng hơn.

12. Thời gian chu kỳ đặt hàng (Order cycle time)

Thời gian chu kỳ đặt hàng đo lường thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng. Nó bao gồm thời gian xử lý đơn hàng, thời gian lấy hàng, thời gian đóng gói và thời gian vận chuyển.

Công thức tính thời gian chu kỳ đặt hàng là:

Thời gian giao hàng – Thời gian nhận đơn hàng = Thời gian chu kỳ đặt hàng

Thời gian chu kỳ đặt hàng ngắn hơn cho thấy việc xử lý và vận chuyển đơn hàng nhanh hơn, điều này có thể dẫn đến việc thực hiện đơn hàng nhanh hơn.

13. Tỷ lệ đặt hàng chính xác (Order accuracy rate)

Tỷ lệ chính xác của đơn hàng đo lường độ chính xác của đơn hàng được vận chuyển về số lượng, chất lượng và thông số kỹ thuật.

Công thức tính độ chính xác của thứ tự là:

(Số đơn hàng chính xác / Tổng số đơn hàng đã giao) × 100 = Tỷ lệ chính xác của đơn hàng

Tỷ lệ chính xác của đơn hàng cao hơn cho thấy độ chính xác trong việc chọn, đóng gói và vận chuyển sản phẩm tốt hơn, giúp giảm nhu cầu trả lại, thay thế và khiếu nại của khách hàng.

14. Giá trị tồn kho trung bình (Average inventory value)

Giá trị hàng tồn kho trung bình đo lường hiệu quả 'khoản đầu tư' mà doanh nghiệp có vào hàng tồn kho trong khoảng thời gian đó. Nó được sử dụng để hiểu giá trị gắn liền với hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào, sau đó có thể đóng góp cho việc phân tích tài chính và đưa ra quyết định kinh doanh.

Công thức giá trị hàng tồn kho trung bình là:

(Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị tồn kho cuối kỳ) / 2 = Giá trị tồn kho trung bình

Việc duy trì giá trị hàng tồn kho của bạn là rất quan trọng để hiểu được tình hình tài chính tổng thể của doanh nghiệp bạn. Đó là số liệu cần được theo dõi và điều chỉnh liên tục để đảm bảo có mức đầu tư phù hợp vào hàng tồn kho.

Quá nhiều giá trị bị khóa trong hàng tồn kho sẽ cản trở dòng tiền cho các mục đích khác, trong khi quá ít giá trị sẽ tạo ra nguy cơ hết hàng hoặc các vấn đề khác.

Chỉ số tồn kho để dự báo

Dự báo là rất quan trọng để quản lý chuỗi cung ứng và quy trình làm việc trôi chảy. Khả năng dự báo ngày càng trở nên phức tạp , đòi hỏi cần có các công cụ như AI có thể ước tính tiềm năng bán hàng trong tương lai.

15. Tốc độ bán hàng (Sales velocity)

Tốc độ bán hàng phản ánh tốc độ của hàng hóa di chuyển trong hệ thống của doanh nghiệp. Nó xác định chu kỳ bán hàng đầy đủ của sản phẩm, bao gồm thời gian cần thiết để chuyển đổi một lần bán hàng, giá trị của nó và số lần bán hàng tiềm năng.

Công thức tính tốc độ bán hàng là:

 (Số lượng khách hàng tiềm năng × Giá trị giao dịch trung bình × Tỷ lệ chuyển đổi) / Độ dài chu kỳ bán hàng = Tốc độ bán hàng

Công thức vận tốc bán hàng giúp hiểu được bạn cần sắp xếp lại các sản phẩm hoặc nguyên liệu mới nhanh như thế nào. Nó cũng có thể cho biết liệu chuỗi cung ứng có hoạt động với tốc độ phù hợp để đáp ứng nhu cầu hay không.

Tốc độ bán hàng giúp bộc lộ những điểm yếu trong quá trình bán hàng, chẳng hạn như nếu chuyển đổi bị trì hoãn lâu hoặc số lượng khách hàng tiềm năng bị mất cao.

16. Điểm đặt hàng lại (Optimal reorder point)

Công thức tính điểm đặt hàng lại tính toán mức tồn kho phù hợp mà công ty cần đạt được trước khi đặt hàng thêm. Số liệu tồn kho này được thiết kế để đảm bảo việc đặt hàng lại được tạo ra trước khi công ty hết hàng và có nguy cơ hết hàng.

Nó tính đến một số biến số, bao gồm thời gian thực hiện đơn đặt hàng và nhu cầu bán hàng.

Công thức điểm đặt hàng lại tối ưu là:

(Mức sử dụng trung bình hàng ngày × Thời gian thực hiện trung bình tính theo ngày) + Hàng tồn kho an toàn = Điểm đặt hàng lại tối ưu

Đảm bảo có một điểm đặt hàng lại cho mỗi sản phẩm có nghĩa là doanh nghiệp của bạn tránh được rủi ro thừa hoặc thiếu hàng tồn kho.

17. Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic order quantity)

Số lượng đặt hàng kinh tế là số lượng sản phẩm hiệu quả nhất để đặt hàng tại một thời điểm.

Công thức số lượng đặt hàng kinh tế là:

√[(2 × Nhu cầu hàng năm tính theo đơn vị × Chi phí đặt hàng trên mỗi đơn đặt hàng) / Chi phí nắm giữ hàng năm trên mỗi đơn vị] = EOQ

Số liệu này xem xét sự cân bằng giữa chi phí liên quan đến vận chuyển, đặt hàng và xử lý hàng hóa với chi phí giữ hàng sẵn sàng để bán. Ý tưởng là tối ưu hóa số lượng đặt hàng đồng thời giảm thiểu chi phí tồn kho.

Tóm lại

Theo dõi các chỉ số hàng tồn kho là một cách quan trọng để cải thiện hiệu quả và hiệu suất của việc quản lý hàng tồn kho của bạn. Bằng cách theo dõi các chỉ số phù hợp, bạn có thể giảm chi phí, tăng doanh số và giữ khách hàng hài lòng.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chỉ số KPI trong quản lý kho hàng. Nếu quý khách cần tư vấn thêm về các dịch vụ quản lý kho cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại, liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi