Quản lý hàng tồn kho là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của chuỗi cung ứng. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng lợi nhuận.

Dưới đây là 17 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà doanh nghiệp nên cân nhắc áp dụng:

1. Dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu là hành động dự đoán chính xác nhu cầu trong tương lai đối với sản phẩm của bạn và là điều mà mọi doanh nghiệp nên làm. Nếu bạn dự báo tốt nhu cầu, bạn đảm bảo rằng bạn sẽ có sẵn số lượng hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Một số cách hàng đầu để dự báo nhu cầu của bạn bao gồm đường trung bình động, làm mịn theo cấp số nhân, phân tích chuỗi thời gian và dự báo mang tính phán đoán. Kỹ thuật phù hợp sẽ phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh độc đáo của bạn. Bất kể bạn chọn kỹ thuật nào, điều quan trọng cần lưu ý là dự báo nhu cầu sẽ không bao giờ chính xác, điều này có thể dẫn đến hết hàng hoặc tồn kho quá mức.

2. Phân tích ABC

Phân tích ABC là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho nhằm xếp hạng các mặt hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp của bạn. Điều này hữu ích nhất khi doanh nghiệp cần ưu tiên những mặt hàng nào cần đặt hàng và lưu trữ, cho phép giám sát nhiều hơn đối với một số mặt hàng tồn kho nhất định. Khi tiến hành phân tích ABC, hãy chia mặt hàng của bạn thành ba loại:

• Mặt hàng A : Các mặt hàng quan trọng nhất chiếm 20% số mặt hàng tồn kho nhưng lên tới 80% giá trị hàng tồn kho.
• Mặt hàng B : Các mặt hàng có tầm quan trọng trung bình đối với doanh nghiệp, chiếm 30% số mặt hàng tồn kho và khoảng 15% giá trị hàng tồn kho.
• Mặt hàng C : Những mặt hàng ít quan trọng nhất, chiếm 50% số mặt hàng tồn kho nhưng chỉ chiếm khoảng 5% giá trị hàng tồn kho.

3. Tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn thể hiện số lượng hàng tồn kho bổ sung mà bạn dự trữ để đáp ứng nhu cầu đột xuất hoặc sự chậm trễ trong việc giao hàng trong tương lai. Dự trữ an toàn rất quan trọng nếu bạn muốn tránh tình trạng hết hàng. Tồn kho an toàn được xác định dựa trên sự thay đổi của nhu cầu, thời gian giao hàng, chi phí tồn kho và chi phí lưu giữ hàng tồn kho.

4. Xác nhận đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng (PO) quyết định loại hàng tồn kho nào sẽ vào kho. Việc tạo PO chính xác đảm bảo rằng chỉ đặt hàng những mặt hàng cần thiết. Việc xác nhận các đơn đặt hàng này đảm bảo rằng sự khác biệt giữa hàng hóa được đặt hàng và nhận được được giảm thiểu, giữ cho mức tồn kho chính xác.

5. Mức bổ sung tự động định kỳ

Mức bổ sung tự động định kỳ (PAR = Periodic automatic replenishment) theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa được duy trì cho một mặt hàng tồn kho. Khi số lượng hàng tồn kho đạt đến mức tối thiểu, nên đặt hàng mới. Tuy nhiên, hàng tồn kho không được vượt quá mức tối đa.

Do đó, việc triển khai kỹ thuật quản lý hàng tồn kho ở cấp độ cải cách hành chính có thể tránh được cả tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức và là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp có mặt hàng dễ hư hỏng, chẳng hạn như nhà hàng. Mức cải cách hành chính dựa trên nhu cầu trung bình hàng ngày của một mặt hàng, thời gian giao hàng và lượng hàng tồn kho an toàn.

6. Hàng tồn kho đúng lúc (JIT)

Hàng tồn kho đúng lúc (JIT = Just-in-time Inventory) là một phương pháp quản lý giúp giảm lượng hàng tồn kho bạn có trong tay bằng cách chỉ đặt hàng và giao sản phẩm vào đúng thời điểm bạn cần. Để làm như vậy, bạn cần phải theo dõi chặt chẽ mức tồn kho và hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp. Mặc dù JIT có thể giảm chi phí tồn kho nhưng nó cũng có thể dẫn đến tình trạng hết hàng và không phù hợp với tất cả các doanh nghiệp.

7. Dropshipping

Dropshipping là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho không yêu cầu người bán phải giữ hàng tồn kho trong kho. Thay vào đó, người bán làm việc với nhà cung cấp bên thứ ba, người này sẽ vận chuyển sản phẩm trực tiếp cho khách hàng khi thực hiện mua hàng.

Điều này phổ biến nhất với các doanh nghiệp trực tuyến và rất tốt để giảm chi phí tồn kho và đầu tư trả trước, nhưng khiến người bán ít kiểm soát hơn và cũng có thể dẫn đến tỷ suất lợi nhuận thấp hơn tùy thuộc vào phí dropshipping.

8. Cross-Docking

Cross-docking là hành động nhận hàng từ nhà cung cấp và sau đó vận chuyển ngay những sản phẩm đó đến khách hàng mà không mất thời gian lưu kho. Kỹ thuật này có thể giảm chi phí xử lý và lưu giữ đồng thời cải thiện thời gian thực hiện và được sử dụng phổ biến nhất cho các sản phẩm dễ hỏng. Tuy nhiên, nó đòi hỏi sự phối hợp nhiều với các nhà cung cấp của bạn và không phù hợp với các công ty bán sản phẩm không dễ hư hỏng hoặc sản phẩm có doanh thu thấp.

9. Phần mềm quản lý tồn kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho là công cụ quản lý chuỗi cung ứng giúp bạn theo dõi mức tồn kho, dự báo nhu cầu và đặt hàng dựa trên mức hiện tại. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất sẽ phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn nhưng là thứ mà mọi người nên cân nhắc sử dụng vì nó giúp tăng hiệu quả và giảm chi phí.

10. FIFO và LIFO

Nhập trước, xuất trước (FIFO) và nhập sau, xuất trước (LIFO) là hai phương pháp quản lý hàng tồn kho quyết định hàng tồn kho nào được bán trước và tại sao. Với FIFO, bạn bán hàng tồn kho cũ nhất trước, trong khi với LIFO, bạn bán hàng tồn kho mới nhất trước.

Phương pháp FIFO phổ biến nhất khi bạn bán hàng hóa dễ hỏng có thể nhanh hỏng. Phương pháp LIFO được sử dụng phổ biến nhất trong các ngành mà chi phí tồn kho tăng theo thời gian vì nó có thể phù hợp hơn với chi phí với doanh thu và cũng giúp hoãn thuế.

11. Kiểm kê lô hàng

Kiểm kê lô hàng là kỹ thuật trong đó nhà cung cấp được gọi là người gửi hàng giao hàng cho doanh nghiệp bán lẻ được gọi là người nhận hàng nhưng vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa cho đến khi chúng thực sự được bán. Lợi ích là người nhận hàng không thực sự trả tiền cho hàng hóa cho đến khi chúng được bán và người gửi hàng chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển.

Tuy nhiên, người nhận hàng phải chịu mọi chi phí lưu giữ và chịu trách nhiệm bán sản phẩm, điều đó có nghĩa là họ có thể mất tiền nếu không bán.

12. Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ = Economic Order Quantity)

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho giúp xác định số lượng đặt hàng tối ưu cho một sản phẩm nhằm giảm thiểu tổng chi phí tồn kho. EOQ là phép tính có tính đến nhu cầu hàng năm, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho của một sản phẩm cụ thể để đạt được số lượng tối ưu. Kỹ thuật này giúp giảm chi phí đồng thời đảm bảo có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

13. Quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn

Quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn là hành động cập nhật liên tục mức tồn kho khi sản phẩm được bán hoặc nhận. Quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn cung cấp cái nhìn chính xác nhất về mức tồn kho, cải thiện vòng quay hàng tồn kho và tránh tình trạng hết hàng tồn kho.

Tuy nhiên, nó có thể tốn nhiều thời gian, tốn kém và phức tạp hơn các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho khác, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho định kỳ. Với kỹ thuật định kỳ, mức tồn kho chỉ được cập nhật định kỳ chứ không phải liên tục.

14. Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ = Minimum Order Quantity)

Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) đặt số lượng hàng tồn kho tối thiểu phải được đặt hàng từ nhà cung cấp cùng một lúc. MOQ thường do nhà cung cấp đặt ra để họ có thể giảm chi phí liên quan đến vận chuyển hàng tồn kho. Mặc dù có lợi cho nhà cung cấp nhưng nó làm giảm tính linh hoạt trong đặt hàng của người bán và có thể tăng chi phí nếu bạn cần đặt hàng nhiều hơn mức bạn cần.

15. Six Sigma và Lean Six Sigma

Six Sigma là một phương pháp quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc giảm các biến thể và khiếm khuyết trong quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn. Với Six Sigma, bạn sử dụng các phương pháp dựa trên dữ liệu như phân tích thống kê để xác định và loại bỏ các vấn đề trong quy trình của mình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để theo dõi và quản lý mức tồn kho tốt hơn.

Lean Six Sigma kết hợp phương pháp Six Sigma với sản xuất tinh gọn để tăng hiệu quả trong quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để hợp lý hóa quy trình của mình bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết.

16. Vận chuyển số lượng lớn

Vận chuyển số lượng lớn là hành động mua và vận chuyển hàng tồn kho với số lượng lớn. Điều này giúp giảm chi phí vận chuyển và cũng có thể dẫn đến giảm giá từ các nhà cung cấp. Tuy nhiên, vận chuyển số lượng lớn có thể dẫn đến tình trạng tồn kho quá nhiều và có thể gây hại nếu bạn bán các mặt hàng dễ hỏng.

17. Theo dõi hàng loạt

Theo dõi hàng loạt là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi các nhóm mặt hàng tương tự trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Theo dõi hàng loạt được sử dụng phổ biến nhất cho các mặt hàng tồn kho dễ hỏng cũng như các mặt hàng có thể bị thu hồi.

Các doanh nghiệp sử dụng tính năng theo dõi hàng loạt thường sẽ sử dụng mã vạch hoặc thẻ RFID để theo dõi các mặt hàng. Điều này đặc biệt giúp kiểm soát chất lượng và tuân thủ các mặt hàng có ngày hết hạn.