Việc chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và cải thiện hiệu quả tổng thể. Tuy nhiên, với rất nhiều hệ thống khác nhau trên thị trường, có thể khó biết bắt đầu từ đâu.

Dưới đây là 7 câu hỏi quan trọng cần hỏi khi chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho:

Doanh nghiệp của bạn trông như thế nào?

Trước khi bạn có thể bắt đầu nghiên cứu các hệ thống quản lý hàng tồn kho, điều quan trọng là phải hiểu doanh nghiệp của bạn. Điều này bao gồm quy mô, ngành và các nhu cầu cụ thể của bạn.

• Quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào? Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể không cần hệ thống quản lý hàng tồn kho phức tạp. Tuy nhiên, nếu bạn là một doanh nghiệp lớn, bạn có thể cần một hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.
• Ngành của bạn là gì? Một số ngành có các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống quản lý hàng tồn kho. Ví dụ: các doanh nghiệp sản xuất có thể cần một hệ thống có thể theo dõi các thành phần và vật liệu.
• Các nhu cầu cụ thể của bạn là gì? Hãy nghĩ về những gì bạn muốn hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình làm. Bạn có cần theo dõi các sản phẩm, đặt hàng, lập kế hoạch dự trữ hay báo cáo?

Bạn có những thách thức gì?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn nên giúp bạn giải quyết các thách thức hiện tại của mình. Hãy suy nghĩ về những vấn đề mà bạn đang gặp phải với việc quản lý hàng tồn kho của mình.

• Bạn có gặp khó khăn trong việc theo dõi hàng tồn kho của mình không?
• Bạn có gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch dự trữ không?
• Bạn có gặp khó khăn trong việc xác định nhu cầu của khách hàng không?

Bạn sẽ cần bao nhiêu sự hỗ trợ?

Khi bạn mua một hệ thống quản lý hàng tồn kho, bạn không chỉ mua chính hệ thống đó; bạn cũng đang trả tiền cho việc hỗ trợ khách hàng. Một số doanh nghiệp cần được hỗ trợ nhiều hơn những doanh nghiệp khác và điều đó hoàn toàn bình thường. Chỉ cần đảm bảo rằng hệ thống bạn chọn có sự hỗ trợ mà bạn cần, cả ở trạng thái hiện tại và trong tương lai khi công ty của bạn phát triển. 

Nếu đây là lần đầu tiên bạn mua một hệ thống như thế này, bạn có thể muốn có một nhóm hỗ trợ khách hàng trực tiếp và sẵn sàng hơn, nhưng nếu bạn có nhiều kinh nghiệm hơn, bạn có thể hài lòng với bộ phận hỗ trợ nhỏ hơn. Các doanh nghiệp nhỏ hơn với các giải pháp đơn giản hơn có thể ổn với ít sự hỗ trợ hơn vì có ít bộ phận chuyển động hơn, trong khi các công ty lớn hơn có thể cần một nhóm hỗ trợ tận tâm hơn để trợ giúp hệ thống quản lý hàng tồn kho phức tạp hơn. Hãy cân nhắc việc đọc lời chứng thực của khách hàng hoặc bắt đầu dùng thử dịch vụ miễn phí để có cảm nhận tốt hơn về nhóm hỗ trợ của họ.

Có bao nhiêu người sẽ sử dụng hệ thống?

Mỗi hệ thống quản lý hàng tồn kho đều khác nhau về năng lực, vì vậy điều quan trọng là xác định có bao nhiêu người trong công ty của bạn sẽ cần quyền truy cập vào hệ thống đó (và những người đó sẽ là ai). Các hệ thống quản lý hàng tồn kho nhỏ hơn và cơ bản hơn có thể chỉ có quyền truy cập cho một hoặc hai người dùng, trong khi các hệ thống tiên tiến hơn có thể chứa được nhiều người hơn.

Trong cùng xu hướng này, bạn có thể quyết định xem bạn có muốn chọn hệ thống dựa trên đám mây hay không. Nếu bạn có nhiều địa điểm, việc có hệ thống dựa trên đám mây có thể hữu ích để nhân viên tại mỗi địa điểm luôn ở trên cùng một trang.

Ngân sách của bạn là bao nhiêu?

Tất nhiên, bạn sẽ cần dành thời gian để xác định ngân sách của mình. Một số hệ thống quản lý hàng tồn kho có bản dùng thử miễn phí hoặc cho phép người dùng truy cập miễn phí phiên bản cơ bản của chương trình. Điều này có thể tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ hơn, những người chỉ đang thử nghiệm vùng biển. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn hơn, chi phí của hệ thống quản lý hàng tồn kho chất lượng cao có thể lên tới sáu con số. Tất cả chỉ phụ thuộc vào ngân sách và nhu cầu của bạn.

Hãy coi việc mua hàng này như một khoản đầu tư cho doanh nghiệp của bạn và quyết định số tiền bạn sẵn sàng đầu tư cho một công ty tổng thể hoạt động hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Bạn cũng có thể xem xét số tiền bạn sẽ tiết kiệm được trong giờ công vì bạn sẽ không còn phải theo dõi hàng tồn kho bằng tay nữa. Suy nghĩ về việc mua hàng của bạn qua lăng kính này có thể giúp bạn dễ dàng biện minh hơn cho việc chi thêm tiền cho chương trình bạn đã chọn.

Bạn cần những báo cáo gì?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn nên cung cấp các báo cáo có thể giúp bạn hiểu tình trạng hàng tồn kho của mình. Hãy suy nghĩ về những báo cáo nào sẽ hữu ích cho bạn.

• Bạn có cần báo cáo về mức tồn kho hiện tại của mình không?
• Bạn có cần báo cáo về lịch sử bán hàng của mình không?
• Bạn có cần báo cáo về chi phí hàng tồn kho của mình không?
• Bạn có cần báo cáo về hạn sử dụng hàng tồn kho của mình không?

Bạn sẽ cần những tích hợp nào?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn sẽ không phải là công cụ duy nhất mà doanh nghiệp của bạn sử dụng. Có thể bạn đã sử dụng một số loại phần mềm hoặc nền tảng web khác nhau để điều hành doanh nghiệp của mình! Ý tưởng thay đổi nhiều hơn về doanh nghiệp của bạn hơn những gì thực sự cần thiết có lẽ khiến bạn căng thẳng, vì vậy điều quan trọng là chọn một hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể tích hợp liền mạch với các công cụ bạn đang sử dụng. 

Hãy xem xét hệ thống quản lý hàng tồn kho đã tích hợp với phần mềm kế toán, người bán bên thứ ba và nền tảng thương mại điện tử của bạn. Nhiều hệ thống quản lý hàng tồn kho hoạt động với những tên tuổi lớn như Amazon, eBay, và Shopify. Tuy nhiên, khả năng tích hợp có thể khác nhau tùy theo hệ thống, vì vậy hãy đảm bảo xác minh rằng hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo tiềm năng của bạn sẽ hoạt động với các chương trình bạn đang sử dụng. Bước đơn giản này sẽ giúp bạn đỡ phải đau đầu sau này.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về câu hỏi cần hỏi khi chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho. Nếu quý khách cần tư vấn thêm về các dịch vụ quản lý kho cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại, liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi