Kiểm kê hàng tồn kho là một công việc quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm các nội dung sau:

• Sự cần thiết của kiểm kê hàng tồn kho
• Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
• Giai đoạn chuẩn bị trước khi kiểm kê
• Quy trình kiểm kê kho
• Lưu ý khi thực hiện kiểm kê

Sự cần thiết của kiểm kê hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một tài sản quan trọng của doanh nghiệp, được thể hiện trên bảng cân đối kế toán. Do đó, việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả
• Phát hiện ra các sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn như thất thoát, hư hỏng,...
• Theo dõi tình trạng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến là:

• Kiểm kê thường xuyên: Được thực hiện theo ngày, tuần, tháng hoặc quý, tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp này giúp đảm bảo tính chính xác cao, nhưng tốn nhiều thời gian và chi phí.
• Kiểm kê định kỳ: Được thực hiện theo chu kỳ cố định, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng độ chính xác không cao bằng kiểm kê thường xuyên.

Giai đoạn chuẩn bị trước khi kiểm kê

Trước khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

• Lập kế hoạch kiểm kê: Xác định thời gian, địa điểm, phạm vi kiểm kê,...
• Phân công nhân sự: Phân công nhân sự cụ thể cho từng công việc trong quá trình kiểm kê.
• Chuẩn bị các dụng cụ, thiết bị cần thiết: Phiếu kiểm kê, thước đo, cân,...

Quy trình kiểm kê kho

Quy trình kiểm kê kho bao gồm các bước sau:

• Lập phiếu kiểm kê: Phiếu kiểm kê cần ghi đầy đủ thông tin về các mặt hàng cần kiểm kê, bao gồm mã hàng, tên hàng, số lượng,...
• Kiểm kê thực tế: Tiến hành đếm hoặc đo, cân các mặt hàng theo phiếu kiểm kê.
• So sánh kết quả kiểm kê: So sánh số lượng kiểm kê thực tế với số lượng trên sổ sách. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và xử lý.
• Lập biên bản kiểm kê: Biên bản kiểm kê cần ghi rõ số lượng thực tế, số lượng trên sổ sách, nguyên nhân chênh lệch (nếu có),...

Lưu ý khi thực hiện kiểm kê

Để đảm bảo tính chính xác của kết quả kiểm kê, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

• Hàng tồn kho cần được sắp xếp khoa học, theo mã, theo hàng,...
• Cần ghi chép đầy đủ, chính xác kết quả kiểm kê.
• Cần có sự giám sát chặt chẽ của các cấp lãnh đạo trong quá trình kiểm kê.

Đánh giá tính chênh lệch

Sau khi hoàn thành kiểm kê, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá tính chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng trên sổ sách. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời.

Các nguyên nhân dẫn đến chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng trên sổ sách có thể bao gồm:

• Sai sót trong quá trình ghi chép sổ sách
• Sai sót trong quá trình nhập, xuất kho
• Hư hỏng, thất thoát hàng hóa
• Gian lận

Đối với các trường hợp chênh lệch do sai sót trong quá trình ghi chép sổ sách, doanh nghiệp cần kiểm tra lại sổ sách và điều chỉnh lại cho chính xác. Đối với các trường hợp chênh lệch do hư hỏng, thất thoát hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định số lượng để điều chỉnh lại.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về kiểm kê hàng tồn kho. Nếu quý khách cần tư vấn thêm về các giải pháp quản lý kho bãi, đừng ngần ngại, liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi