Chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Chúng tôi đã gặp không ít chủ doanh nghiệp mới thành lập chọn phần mềm kế toán ngay trong tuần đầu, rồi đến quý thứ ba mới nhận ra nó không còn phù hợp. Lúc ấy dữ liệu đã nằm sẵn trong hệ thống cũ. Chuyển sang phần mềm khác kéo theo vài tuần đối soát công nợ và tồn quỹ. Vì vậy bài này đi thẳng vào câu hỏi bạn thật sự cần: cách chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, chi phí nên tính thế nào, và làm sao để kế toán dịch vụ tiếp nhận sổ sách một cách trơn tru. Nếu bạn đang đứng trước lựa chọn này, hãy đọc hết để tránh những lỗi mình đã phải sửa cho khách hàng.

Chọn sai phần mềm kế toán ngay từ đầu tốn kém thế nào

Tình huống mình gặp nhiều nhất diễn ra như sau. Một công ty vừa được cấp giấy phép, có hai người làm việc và chưa có doanh thu đều đặn. Chủ công ty nghe tư vấn rồi mua gói đắt nhất, đủ cả module sản xuất lẫn quản lý kho. Sáu tháng sau, họ chỉ dùng khoảng 20% tính năng, nhưng phần còn lại vẫn bị tính phí mỗi năm.

Thiệt hại không dừng ở tiền bạc. Khi công ty mở rộng và cần đổi gói hay đổi nền tảng, dữ liệu phải xuất ra rồi nhập lại. Mỗi lần như thế, kế toán thường mất ít nhất hai đến ba tuần để đối chiếu số dư. Nếu không kiểm tra kỹ, vài khoản nhỏ sẽ lọt qua mà không ai phát hiện.

Với giai đoạn đầu, nguyên tắc mình hay nhắc là chọn gói đủ dùng cho hiện tại, chi phí vừa phải, và quan trọng nhất là phải xuất được dữ liệu dễ dàng. Có đường lui như vậy, khi công ty lớn lên việc nâng cấp sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều. Bạn không cần đoán trước mọi nhu cầu trong năm năm tới, nhưng cần chắc chắn rằng mình không bị khóa vào một hệ thống khó thoát.

Doanh nghiệp mới thành lập thực sự cần phần mềm kế toán làm được gì

Trước khi so sánh giá, bạn nên xác định rõ mình làm gì mỗi ngày. Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, ba nhóm công việc dưới đây là đủ để làm tiêu chí chọn.

Nhóm đầu tiên là lập hóa đơn điện tử và xuất báo cáo thuế theo kỳ. Hóa đơn điện tử đã bắt buộc, nên phần mềm phải phát hành được hóa đơn, hoặc ít nhất kết nối được với nhà cung cấp bạn đang dùng. Đừng để đến lúc cần mới phát hiện hai hệ thống không nói chuyện được với nhau. Mình từng thấy một doanh nghiệp phát hành hóa đơn xong mới biết phần mềm kế toán không nhận được dữ liệu, và cả tuần phải nhập tay lại từng dòng.

Nhóm thứ hai là ghi sổ chi phí, công nợ phải thu, phải trả. Đây là việc lặp lại mỗi ngày. Bạn không cần quá nhiều tính năng, nhưng từng bút toán phải chính xác, vì một dòng sai ở đầu kỳ có thể kéo theo cả chuỗi số liệu sai về sau.

Nhóm thứ ba là theo dõi tiền mặt và tài khoản ngân hàng, đối chiếu sao kê với sổ sách. Nếu công ty có từ hai tài khoản trở lên, hãy kiểm tra kỹ phần này khi dùng thử. Đây là chỗ lệch số liệu hay xuất hiện nhất, và cũng là chỗ kế toán dịch vụ thường phải hỏi lại chủ doanh nghiệp nhiều nhất.

Tính chi phí theo tổng ba năm, không chỉ nhìn giá năm đầu

Giá niêm yết thường chỉ là một phần của câu chuyện. Khi so sánh báo giá, bạn nên nhìn vào ba loại phí khác nhau.

Phí đăng ký ban đầu và phí duy trì hàng năm là khoản dễ thấy nhất. Phí tính theo số người dùng, số hóa đơn hoặc số chi nhánh ít được chú ý hơn, nhưng lại tăng dần theo quy mô. Cuối cùng là các khoản phát sinh như dung lượng lưu trữ, tích hợp thêm hay hỗ trợ ngoài gói. Đây thường là khoản làm ngân sách vượt kế hoạch nhất.

Cách làm đơn giản nhất là lập một bảng nhỏ. Ghi lại số người dùng hiện tại, số người dự kiến sau hai năm và số hóa đơn mỗi tháng, rồi nhân ra từng gói. Mình từng thấy một gói rẻ nhất năm đầu lại đắt hơn đáng kể vào năm thứ ba, chỉ vì tính phí theo người dùng và công ty đã tuyển thêm hai nhân sự.

Phần mềm online hay offline khi công ty còn nhỏ

Phần mềm online chạy trên trình duyệt và truy cập được từ nhiều nơi. Với kế toán dịch vụ làm việc từ xa, đây là lợi thế rõ rệt. Bạn không phải tự cài đặt hay lo sao lưu, vì nhà cung cấp đảm nhận việc đó. Đổi lại, bạn phụ thuộc vào đường truyền và chính sách của nhà cung cấp.

Phần mềm offline thường trả phí bản quyền một lần, và dữ liệu nằm trên máy tính của công ty. Rủi ro nằm ở chỗ máy hỏng mà chưa sao lưu. Mình từng phải hỗ trợ khôi phục sổ sách cho một công ty chỉ vì chiếc laptop kế toán bị hỏng ổ cứng, và việc đó mất gần một tuần.

Vì vậy, nếu công ty có kế toán dịch vụ bên ngoài, mình thường khuyên chọn online. Nếu có một kế toán nội bộ và không cần làm việc từ xa, offline vẫn đáng cân nhắc, miễn là đã thiết lập lịch sao lưu rõ ràng và có người chịu trách nhiệm thực hiện. Với những ai muốn so sánh kỹ hơn về hai hướng này, bạn có thể đọc thêm so sánh phần mềm kế toán online và offline để thấy rõ từng ưu nhược điểm trong bối cảnh thực tế.

Tiêu chí dễ bàn giao cho kế toán dịch vụ

Đây là phần nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua. Khi kế toán dịch vụ bắt đầu làm việc, họ cần truy cập đúng dữ liệu cần thiết, không hơn không kém.

Phần mềm nên có phân quyền người dùng và nhật ký thao tác, để bạn biết ai đã sửa gì và vào thời điểm nào. Hãy kiểm tra xem có tạo được tài khoản riêng cho kế toán dịch vụ với quyền xem và nhập liệu hay không. Đồng thời, xem tài khoản đó có lộ thông tin nhạy cảm như số dư cá nhân của chủ doanh nghiệp hay không.

Khả năng xuất sổ sách theo định dạng chuẩn cũng quan trọng không kém. Khi bàn giao, kế toán mới cần nhận được file đầy đủ và đọc được ngay. Mình khuyên bạn xuất thử một kỳ mẫu trước khi ký hợp đồng, rồi tự mở file để kiểm tra các cột có đủ không. Việc này chỉ mất khoảng nửa giờ nhưng có thể tiết kiệm cả tháng sau này.

Kiểm tra khả năng kết nối với hóa đơn điện tử và khai thuế

Hóa đơn điện tử là chỗ dễ phát sinh lỗi nhất khi mới thành lập. Phần mềm kế toán nên kết nối được với nhà cung cấp hóa đơn điện tử đang dùng, để dữ liệu không phải nhập hai lần. Nhập liệu kép không chỉ tốn thời gian mà còn làm tăng nguy cơ sai số giữa hóa đơn và sổ sách.

Bạn cũng nên hỏi rõ phần mềm có hỗ trợ mẫu tờ khai thuế hiện hành hay không, và có cập nhật kịp khi quy định thay đổi không. Mình từng gặp trường hợp phần mềm chậm cập nhật khiến doanh nghiệp khai sai kỳ, và việc điều chỉnh tờ khai sau đó rất phiền phức. Nếu công ty đang cân nhắc nhà cung cấp hóa đơn, bạn có thể tham khảo thêm cách chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử để tránh khai sai ngay từ đầu.

Triển khai và thử nghiệm trong hai tuần đầu

Đừng chuyển toàn bộ sổ sách ngay lập tức. Mình thường đề nghị nhập thử dữ liệu đầu kỳ, rồi đối chiếu với sổ sách giấy hoặc bảng tính cũ. Nếu có chênh lệch, hãy tìm nguyên nhân trước khi đi tiếp, vì sai lệch nhỏ ở giai đoạn này rất khó truy về sau.

Trong tuần thứ hai, nên đào tạo nhanh cho người phụ trách trong công ty và kế toán dịch vụ. Chỉ cần vài buổi ngắn, tập trung vào các thao tác hằng ngày như nhập hóa đơn, ghi chi phí và đối chiếu ngân hàng là đủ. Người dùng thao tác thành thạo sớm sẽ giảm đáng kể số lần phải nhờ hỗ trợ.

Cuối tuần thứ hai, hãy chốt quy trình ghi nhận hóa đơn và thanh toán: ai nhập, ai duyệt, ai đối chiếu. Một quy trình được viết rõ ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều công sửa lỗi về sau.

Sai lầm thường gặp và cách tránh

Sai lầm đầu tiên là chọn theo quảng cáo mà không dùng thử. Hầu hết nhà cung cấp đều có bản dùng thử. Hãy nhập thử một tháng dữ liệu thật rồi mới quyết định, vì bản demo với dữ liệu mẫu thường đẹp hơn nhiều so với thực tế.

Sai lầm thứ hai là bỏ qua chi phí nâng cấp khi công ty tăng số người dùng. Điều này đã được nhấn mạnh ở phần chi phí, nhưng vẫn có người quên. Đừng đợi đến lúc cần mới hỏi giá.

Sai lầm thứ ba là không kiểm tra cách xuất dữ liệu trước khi ký hợp đồng. Đây là lỗi mình gặp nhiều nhất, và cũng là lỗi tốn kém nhất khi muốn đổi phần mềm về sau.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới có bắt buộc dùng phần mềm kế toán không?

Pháp luật không quy định bắt buộc phải dùng phần mềm. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử và khai thuế theo kỳ, dùng phần mềm gần như là lựa chọn thực tế. Ghi sổ thủ công vẫn làm được khi quy mô nhỏ, nhưng rất dễ sai khi khối lượng giao dịch tăng lên.

Nên chọn phần mềm online hay offline khi mới thành lập?

Nếu có kế toán dịch vụ hoặc làm việc từ nhiều địa điểm, online thường phù hợp hơn. Nếu có kế toán nội bộ và tự lo sao lưu nghiêm túc, offline cũng là lựa chọn hợp lý.

Chi phí phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ khoảng bao nhiêu mỗi năm?

Tùy gói và số người dùng, mức phổ biến thường dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng mỗi năm. Con số chính xác bạn nên lấy từ báo giá của nhà cung cấp, rồi tính tổng cho ba năm.

Có thể đổi phần mềm kế toán giữa chừng không, dữ liệu có bị mất không?

Có thể đổi, nhưng dữ liệu không tự chuyển đi hoàn toàn. Hãy chọn phần mềm xuất được sổ sách theo định dạng chuẩn, và đối chiếu lại số dư sau khi chuyển.

Kế toán dịch vụ có cần tài khoản riêng trên phần mềm không?

Nên có. Tài khoản riêng giúp phân quyền rõ ràng và có nhật ký thao tác. Không nên chia sẻ chung một mật khẩu với chủ doanh nghiệp, vì khi cần truy vết sẽ rất khó kiểm soát.

Nếu phải tóm gọn việc cần làm ngay, mình khuyên bạn liệt kê nhu cầu thật của công ty, lấy ít nhất ba báo giá, dùng thử một tháng và kiểm tra việc xuất dữ liệu trước khi ký. Làm đủ các bước này, bạn sẽ hạn chế tối đa khả năng phải đổi phần mềm lần thứ hai. Ngoài ra, cẩm nang kế toán và hóa đơn là nơi tốt để nắm quy trình trước khi quyết định. Bạn cũng có thể tham khảo Tổng cục Thuế để cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn và khai thuế cho doanh nghiệp.