Kế toán xuất hóa đơn theo tỷ giá nào? Cách chọn và chi phí

Khi công ty bắt đầu có khách hàng nước ngoài, kế toán xuất hóa đơn theo tỷ giá nào gần như luôn là câu hỏi đầu tiên được đặt ra. Tụi em làm tư vấn triển khai phần mềm cho doanh nghiệp đã nhiều năm, và thắc mắc này xuất hiện gần như ở mọi dự án có giao dịch ngoại tệ. Đáp án ngắn là tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Mốc để quy đổi ra tiền đồng là ngày ghi nhận doanh thu, không phải ngày ký hợp đồng và cũng không phải ngày tiền về tài khoản.

Hóa đơn ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá nào?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn ngoại tệ thường được quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Nguồn tỷ giá có thể lấy từ ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp giao dịch, hoặc từ tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Việc chọn nguồn nào phụ thuộc vào chính sách nội bộ mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế.

Điều bên mình luôn nhắc khách hàng là chọn một nguồn rồi giữ nguyên xuyên suốt các kỳ. Có một đơn vị từng đổi nguồn tỷ giá giữa năm mà không ghi lại lý do. Đến lúc đối chiếu quyết toán, số liệu không khớp. Cả đội kế toán phải ngồi lần lại từng tháng mới tìm ra chỗ lệch.

Phần mềm kế toán đa tiền tệ giúp cố định cách lấy tỷ giá ngay từ khâu cấu hình. Nhờ vậy, cuối tháng không ai phải nhớ hôm trước đã làm theo cách nào.

Một tình huống thực tế: cùng hợp đồng USD nhưng ra hai con số

Có một dự án mà đội ngũ tụi em tham gia với khách hàng nước ngoài. Hợp đồng được ký vào thứ Hai với một mức tỷ giá. Hóa đơn lại được xuất vào thứ Sáu, khi tỷ giá đã tăng rõ rệt. Kế toán khi đó dùng tỷ giá của ngày ký hợp đồng, nên doanh thu ghi sổ thấp hơn thực tế gần vài chục triệu đồng.

Sai lệch kiểu này gần như luôn đến từ việc lấy sai mốc thời gian. Hậu quả không dừng ở doanh thu, vì thuế GTGT cũng bị tính sai theo. Doanh nghiệp phải lập bút toán điều chỉnh và có thể nộp thêm tờ khai bổ sung. Chốt đúng mốc ngay từ đầu tốn ít công hơn rất nhiều so với sửa sai về sau.

Chi phí xử lý hóa đơn ngoại tệ phụ thuộc vào đâu?

Chi phí không chỉ nằm ở tiền mua phần mềm. Nó phụ thuộc nhiều hơn vào cách doanh nghiệp vận hành mỗi ngày, và thường bị đánh giá thấp khi lập ngân sách.

Số lượng giao dịch ngoại tệ mỗi tháng là yếu tố đầu tiên cần xem. Số loại tiền tệ phải theo dõi cùng lúc là yếu tố thứ hai, vì mỗi đồng tiền thêm vào là thêm một nguồn tỷ giá cần quản lý. Mức độ tích hợp với ngân hàng và hệ thống bán hàng cũng tác động lớn. Nếu phải nhập tay lại từng dòng từ sao kê hay phần mềm bán hàng, chi phí nhân công tăng rất nhanh. Cuối cùng là số người cùng sử dụng, vì phân quyền và đối chiếu giữa nhiều người luôn phát sinh thêm việc.

Với đơn vị chỉ có vài hóa đơn USD mỗi tháng, làm bằng bảng tính vẫn ổn. Khi số giao dịch lên đến vài trăm và cần đa tiền tệ cùng kết nối ngân hàng, chi phí phần mềm mới thật sự đáng cân nhắc.

Ba cách lấy tỷ giá phổ biến và cách dùng từng loại

Tỷ giá ngân hàng thương mại là cách dễ kiểm chứng nhất vì có chứng từ rõ ràng. Tuy vậy, mỗi ngân hàng công bố một mức khác nhau. Doanh nghiệp nên chọn một ngân hàng cố định và không đổi qua đổi lại. Tỷ giá bình quân liên ngân hàng ổn định hơn và ít bị biến động giả. Đổi lại, công thức tính và nguồn công bố phải được ghi rõ để đối chiếu khi cần.

Tỷ giá tự định là cách linh hoạt nhất theo nghiệp vụ nhưng cũng nhiều rủi ro nhất. Cơ quan thuế thường yêu cầu tỷ giá có căn cứ rõ ràng. Nếu chọn cách này, hãy ghi phương pháp vào quy trình nội bộ và lưu sẵn các căn cứ đi kèm.

Giao dịch ít thì dùng tỷ giá ngân hàng cho nhanh. Khi giao dịch nhiều, nên chuyển sang bình quân liên ngân hàng để đối chiếu cuối kỳ dễ hơn.

Quy trình xuất hóa đơn ngoại tệ theo thứ tự

Tụi em thường hướng dẫn khách hàng làm đúng trình tự sau. Chỉ cần sai một bước, các bước phía sau sẽ lệch theo.

1. Xác định chính xác thời điểm phát sinh nghiệp vụ và loại tiền tệ.
2. Lấy tỷ giá theo chính sách đã chọn và lưu lại chứng từ.
3. Quy đổi, ghi nhận doanh thu và thuế, rồi đối chiếu với sao kê ngân hàng.

Bước lưu chứng từ thường bị bỏ qua nhiều nhất. Khi thanh tra hỏi tỷ giá lấy từ đâu, nếu không có ảnh chụp màn hình hay file xác nhận, doanh nghiệp rất vất vả để giải trình và nhiều khi chỉ dựa vào trí nhớ.

Các lỗi hay gặp khi kê khai thuế với hóa đơn ngoại tệ

Lỗi đầu tiên là dùng một tỷ giá cố định cho cả năm mà không cập nhật theo từng giao dịch. Lỗi thứ hai là không ghi tỷ giá lên hóa đơn hoặc chứng từ đi kèm, khiến người đọc về sau không biết số liệu được quy đổi thế nào.

Lỗi thứ ba ít người ngờ tới. Khi nhập tay số lượng lớn, rất dễ sai ở phần số thập phân. Sai số nhân lên qua nhiều dòng có thể làm tổng cuối kỳ lệch đáng kể. Nếu đã gặp các lỗi kiểu này, bạn có thể tham khảo cách xử lý hóa đơn sai để biết bước điều chỉnh đúng quy định.

Tự kiểm tra hóa đơn ngoại tệ trước khi phát hành

Trước khi phát hành, hãy đối chiếu tỷ giá với nguồn công bố của ngân hàng nhà nước hoặc ngân hàng thương mại đã chọn. Cũng nên kiểm tra công thức quy đổi và quy tắc làm tròn trên hệ thống, vì mỗi phần mềm làm tròn một kiểu khác nhau. Chênh vài đồng nhân lên qua nhiều hóa đơn sẽ thành con số không nhỏ.

Nên lưu một ảnh chụp màn hình tỷ giá tại thời điểm xuất hóa đơn. Việc này chỉ mất vài giây, nhưng giúp giải trình nhanh khi cơ quan thuế hỏi đến.

Khi chọn phần mềm kế toán đa tiền tệ, nên xem những gì?

Tụi em khuyên kiểm tra ba điểm. Thứ nhất, phần mềm có cho cấu hình tỷ giá theo ngày và theo nguồn không. Thứ hai, có tự tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ không, vì đây là khâu tốn công nhất nếu làm thủ công. Thứ ba, có kết nối được với hóa đơn điện tử đang dùng hay không. Nếu không kết nối, việc đối soát sẽ luôn là gánh nặng.

Nếu đang cân nhắc một giải pháp tổng thể hơn, bạn có thể xem giải pháp kế toán và hoá đơn điện tử tại đây, nơi đội ngũ bên mình đã tổng hợp tiêu chí đánh giá theo quy mô doanh nghiệp. Bạn cũng nên xem thêm cách chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ mới thành lập để có cái nhìn rộng hơn. Chi phí thực tế thường nằm ở số người dùng, số module và công triển khai ban đầu, không chỉ là tiền license.

Câu hỏi thường gặp về tỷ giá hóa đơn ngoại tệ

Có được dùng tỷ giá tự định cho hóa đơn ngoại tệ không?

Có thể, nhưng doanh nghiệp phải ghi rõ phương pháp trong chính sách kế toán và giữ đầy đủ căn cứ. Nếu không chứng minh được, rủi ro bị điều chỉnh khi kiểm tra khá cao.

Chênh lệch tỷ giá cuối kỳ hạch toán vào đâu?

Chênh lệch từ các khoản phải thu, phải trả bằng ngoại tệ được ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính, tùy là lãi hay lỗ. Nên nhờ kế toán trưởng xác nhận tài khoản cụ thể theo chế độ đang áp dụng.

Hóa đơn xuất sau nhiều ngày so với hợp đồng thì lấy tỷ giá nào?

Thông thường lấy tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ theo quy định, không phải ngày ký hợp đồng. Hãy xác định rõ mốc thời điểm ngay từ đầu để tránh tranh cãi về sau.

Phần mềm kế toán có tự cập nhật tỷ giá không?

Một số phần mềm kết nối được nguồn tỷ giá và tự cập nhật theo ngày. Doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra lại nguồn và cấu hình, đừng tin hoàn toàn vào mặc định của phần mềm.

Tóm lại, không cần phức tạp hóa vấn đề. Chọn một cách lấy tỷ giá phù hợp với quy mô, ghi thành quy trình rõ ràng và lưu chứng từ đầy đủ. Làm được ba việc này, phần lớn sai lệch trong kê khai sẽ được loại bỏ.